PENGELOLAAN SATUAN PENDIDIKAN

     A.   Fungsi - Fungsi Manajemen Satuan Pendidikan

 

Sampai saat ini, masih belum ada konsensus baik di antara praktisi maupun para teoritisi mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen. Sering pula disebut unsur-unsur manajemen.

Secara umum, fungsi manajemen dapat dibagi menjadi 10 bagian, yaitu:

1.      Forecasting

Forecasting atau prevoyance (Prancis) adalah kegiatan meramalkan, memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan. Misalnya, suatu akademi meramalkan jumlah mahasiswa yang akan melamar belajar di akademi tersebut. Ramalan tersebut menggunakan indikator-indikator, seperti jumlah lulusan SLTA dan lain sebagainya.

2.      Planning

Planning berarti merencanakan atau perencanaan, terdiri dari 5 bagian, yaitu :

a.       Menetapkan tentang apa yang harus dikerjakan, kapan dan bagaimana melakukannya.

b.      Membatasi sasaran dan menetapkan pelaksanaan-pelaksanaan kerja untuk mencapai efektivitas maksimum melalui proses penentuan target.

c.       Mengumpulkan dan menganalisa informasi

d.      Mengembangkan alternatif-alternatif

e.       Mempersiapkan dan mengkomunikasikan rencana-rencana dan keputusan-keputusan.

3.      Organizing

Organizing adalah pengelompokan kegiatan yang diperlukan yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi. Dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian terdiri dari :

1. Menyediakan fasilitas-fasilitas perlengkapan, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyusunan rangka kerja yang efisien.
2. Mengelompokkan komponen kerja ke dalam struktur organisasi secara teratur.
3. Membentuk struktur wewenang dan mekanisme koordinasi.
4. Merumuskan dan menentukan metode serta prosedur.
5. Memilih, mengadakan latihan dan pendidikan tenaga kerja dan mencari sumber-sumber lain yang diperlukan.

1.       

2.       

3.       

4.      Staffing atau Assembling Resources

Istilah staffing diberikan Luther Gulick, Harold Koontz dan Cyril O’Donnell. Sedangkan assembling resources dikemukakan William Herbert Newman. Kedua istilah itu cenderung mengandung arti yang sama; pen-staf-an dan staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi dan pengembangannya sampai dengan usaha agar petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

5.      Directing atau Commanding

Merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi-instruksi kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan tersebut, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju kepada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Directing atau commanding merupakan fungsi manajemen yang dapat berfungsi bukan hanya agar pegawai melaksanakan atau tidak melaksanakan suatu kegiatan, tetapi dapat pula berfungsi mengkoordinasi kegiatan berbagai unsur organisasi agar dapat efektif tertuju kepada realisasi tujuan yang telah ditetapkan.

6.      Leading

Istilah leading yang merupakan salah satu fungsi manajemen, dikemukakan oleh Louis A. Allen yang dirumuskan sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang-orang lain bertindak. Pekerjaan leading, meliputi 5 macam kegiatan, yaitu : 

a.       Mengambil keputusan

b.      Mengadakan komunikasi agar ada bahasa yang sama antara manajer dan bawahan

c.       Memberi semangat inspirasi dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak

d.      Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya

e.       Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka trampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

7.      Coordinating

Salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubung-hubungkan, menyatu-padukan dan menyelaraskan pekerjaan-pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan bersama atau tujuan organisasi. Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai maksud, antara lain : 

1. Dengan memberi instruksi
2. Dengan memberi perintah
3. Mengadakan pertemuan-pertemuan dalam mana diberi penjelasan-penjelasan
4. Memberi bimbingan atau nasihat
5. Mengadakan coaching
6. Bila perlu memberi teguran.

8.      Motivating

Motivating atau pendorongan kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan tersebut.

9.      Controlling

Controlling atau pengawasan, sering disebut pengendalian, adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian dan sekaligus bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang sedang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan.

10.  Reporting

Reporting atau pelaporan adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi baik secara lisan maupun secara tulisan. 

Sedangkan fungsi pokok manajemen pendidikan dibagi 4 macam:

1.      Fungsi Perencanaan

Perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan pengelolaan. Perencanaan merupakan keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang terhadap hal yang akan dikerjakan pada masa yang akan datang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan. Tanpa perencanaan, pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahakan kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Merencanakan suatu kegiatan merupakan tindakan awal sebagai pengakuan bahwa suatu pekerjaan tidak semata-mata ditentukan sendiri keberhasilannya, namun banyak faktor lain yang harus dipersiapkan untuk mendukung keberhasilannya. Jadi, arti penting perencanaan adalah memberikan kejelasan arah bagi setiap kegiatan, sehingga setiap kegiatan dapat diusahakan dan dilaksanakan seefisien dan seefektif mungkin.

2.      Fungsi Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan. Dalam kehidupan organisasi yang di dalamnya berisikan kumpulan sejumlah orang, adanya pembagian bidang pekerjaan, adanya koordinasi dimana kerjasama berlangsung dan usaha mencapai tujuan bersama (organisasi) yang sekaligus menampung tujuan individu. Pembagian pekerjaan menciptakan adanya pemimpin dan anggota dimana dengan otoritas dan keteladanannya mempengaruhi para anggota untuk bekerja secara sukarela dan bersama-sama mencapai tujuan. Ernest Dale seperti dikutip oleh T. Hani Handoko mengemukakan tiga langkah dalam proses pengorganisasian, yaitu: (a) pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi; (b) pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang logik dapat dilaksanakan oleh satu orang; dan (c) pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

3.      Fungsi Pemotivasian

Motivasi merupakan suatu kekuatan yang mendorong seseorang untuk melakukan suatu kegiatan. Motivasi dapat mempengaruhi prestasi seseorang dalam melakukan suatu kegiatan. Motivasi dapat mempengaruhi prestasi sesorang dalam melakukan suatu kegiatan tertentu. Apabila para guru mempunyai motivasi kerja yang tinggi, mereka akan terdorong dan berusaha untuk meningkatkan kemampuannya dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengevaluasi kurikulum yang berlaku di sekolah sehingga diperoleh hasil kerja yang maksimal.

4.      Fungsi Pengawasan

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah pentingnya dalam suatu organisasi. Dengan melakukan pengawasan, dapat diketahui keefektifan setiap kegiatan organisasi serta dapat diketahui kelemahan dan kelebihan selama berlangsungnya proses pengelolaan, kelemahan yang ada dapat dicarikan jalan keluarnya dan kelebihannya dapat dipertahankan atau mungkin ditingkatkan. Selain itu, dapat diketahui apakah seluruh rangkaian kegiatan dalam organisasi sesuai dengan tujuan yang diharapkan, apakah seluruh proses pengelolaan telah berjalan dengan optimal. Dalam perspektif persekolahan, agar tujuan pendidikan di sekolah dapat tercapai secara efektif dan efisisen, maka proses pengelolaan pendidikan memiliki peranan yang amat vital. Karena bagaimana pun sekolah merupakan suatu sistem yang didalamnya melibatkan berbagai komponen dan sejumlah kegiatan yang perlu dikelola secara baik dan tertib. Sekolah tanpa didukung proses pengelolaan yang baik, boleh jadi hanya akan menghasilkan kesemrawutan lajunya organisasi, yang pada gilirannya tujuan pendidikan pun tidak akan pernah tercapai sesuai dengan harapan.

B.   Prinsip-Prinsip Pengelolaan Satuan Pendidikan

Prinsip Adalah suatu pernyataan atau suatu kebenaran pokok yang memberikan petunjuk kepada pemikiran atau tindakan yang akan diambil. Prinsip merupakan dasar atau landasan untuk bertindak, akan tetapi juga bukan sesuatu yang mutlak. Prinsip utama dari pengelolaan ialah efisiensi (daya guna) dan efektifitas (hasil guna) dalam mencapai hasil atau tujuan yang direncanakan. Untuk mencapai hasil yang efektif dan evisien maka dalam prosaes pengelolaan mengenal beberapa prinsip.

Henry Fayol mengemukakan prinsip-prinsip pengelolaan yang dibagi menjadi 14 bagian, yaitu :

1. Division of work (Pembagian kerja)

Merupakan sifat alamiah, yang terlihat pada setiap masyarakat. Bila masyarakat berkembang maka bertambah pula organisasi-organisasi baru menggantikan organisasi-organisasi lama. Tujuan daripada pembagian kerja adalah menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak dan lebih baik dengan usaha yang sama.

2. Authority and Responsibility (Tugas dan Wewenang)

Authority (wewenang) adalah hak memberi instruksi-instruksi dan kekuasaan meminta kepatuhan. Responsibility atau tanggung jawab adalah tugas dan fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seseorang pejabat dan agar dapat dilaksanakan, authority (wewenang) harus diberikan kepadanya.

3. Discipline

Hakekat daripada kepatuhan adalah disiplin yakni melakukan apa yang sudah disetujui bersama antara pemimpin dengan para pekerja, baik persetujuan tertulis, lisan ataupun berupa peraturan-peraturan atau kebiasaan-kebiasaan.

4. Unity of command (Kesatuan perintah)

Untuk setiap tindakan, seorang pegawai harus menerima instruksi-instruksi dari seorang atasan saja. Bila hal ini dilanggar, wewenang (authority) berarti dikurangi, disiplin terancam, keteraturan terganggu dan stabilitas mengalami cobaan, seseorang tidak akan melaksanakan instruksi yang sifatnya dualistis.

5. Unity of direction (kesatuan arah/tujuan)

Prinsip ini dapat dijabarkan sebagai : “one head and one plan for a group of activities having the same objective”, yang merupakan persyaratan penting untuk kesatuan tindakan, koordinasi dan kekuatan dan memfokuskan usaha.

6. Subordination of individual interest to general interest

Dalam sebuah perusahaan kepentingan seorang pegawai tidak boleh di atas kepentingan perusahaan, bahwa kepentingan rumah tangga harus lebih dahulu daripada kepentingan anggota-anggotanya dan bahwa kepentingan negara harus didahulukan dari kepentingan warga negara dan kepentingan kelompok masyarakat.

7. Remuneration of Personnel

Gaji daripada pegawai adalah harga dari pelayanan yang diberikan dan harus adil. Tingkat gaji dipengaruhi oleh biaya hidup, permintaan dan penawaran tenaga kerja. Di samping itu agar pemimpin memperhatikan kesejahteraan pegawai baik dalam pekerjaan maupun luar pekerjaan.

8. Centralization

Masalah sentralisasi atau disentralisasi adalah masalah pembagian kekuasaan, pada suatu organisasi kecil sentralisasi dapat diterapkan, akan tetapi pada organisasi besar harus diterapkan disentralisasi.

9. Scalar chain

Scalar chain (rantai skalar) adalah rantai dari atasan yang bermula dari authority hingga yang terakhir pada tingkat terendah.

10.  Order

Untuk ketertiban manusia ada formula yang harus dipegang yaitu, suatu tempat untuk setiap orang, dan setiap orang pada tempatnya masing-masing.

11. Equity

Untuk merangsang pegawai melaksanakan tugasnya dengan kesungguhan dan kesetiaan, mereka harus diperlakukan dengan ramah dan keadilan. Kombinasi dan keramah-tamahan dan keadilan menghasilkan equity.

12. Stability Of Tenure Of Personnel (Stabilitas Jabatan)

Seorang pegawai membutuhkan waktu agar biasa pada suatu pekerjaan baru dan agar berhasil dalam mengerjakannya dengan baik.

13. Initiative

Memikirkan sebuah rencana dan meyakinkan keberhasilannya merupakan pengalaman yang memuaskan bagi seseorang. Kesanggupan bagi berfikir ini dan kemampuan melaksanakan adalah apa yang disebut inisiatif.

14. Ecsprit de Corps

Esprit de Corps yaitu memunculkan rasa kebanggaan terhadap korp/organisasi. Para pemimpin perusahaan harus berbuat banyak untuk merealisasikan prinsip-prinsip tersebut. 

Dari beberapa prinsip tersebut diatas bukanlah sesuatu yang mutlak untuk dilakukan, bahkan Kast dan Rosenzweigh setuju dengan pendapat Fayol bahwa prinsip-prinsip tersebut adalah fleksibel dan dapat digunakan sesuai dengan kebutuhan.

DAFTAR PUSTAKA

Asrori Ardiansyah, M. 2011. Prinsip-prinsip Manajemen. (Online). Tersedia: http://kabar-pendidikan.blogspot.com/2011/10/prinsip-prinsip-manajemen.html. (02 Januari 2012)

Ibnu. 2010. Fungsi Dan Prinsip Manajemen Pendidikan. (Online). Tersedia: http://makalah-ibnu.blogspot.com/2010/01/fungsi-dan-prinsip-manajemen-pendidikan.html. (02 Januari 2012)

Manulang, M. 1963. Dasar-Dasar Manajemen. Jakarta: Ghalia Indonesia

Sobry Sutikno, M. 2010. Pengelolaan Pendidikan. Bandung: Prospect

Sukiswa, Iwa. 1986. Dasar-Dasar Umum Manajemen Pendidikan. Bandung: Tarsito